メーラーではどのメールが返信済みか、誰かが対応中なのか、とにかく分かりづらく送信した瞬間に別の担当者もメールを送ってしまったという事が度々起こります。ですが1通ずつ、対応状況を確認して担当者を決めるのは非効率です。

ブレインサポートでは担当者が返信文を作成している時はロックが掛かり、そのメールを触れないようになっていて担当者やステータスの表示によりメール全体の状況が一目で確認できるようになりました。

商品や配送、入金について様々なお問い合わせが来ますので回答テンプレートも膨大な数になります。メーラーではテンプレートの追加や変更がある場合、スタッフに周知し、全員の登録をチェックする必要があります。

ブレインサポートではシステムで一元管理しているため、管理者が登録や変更するだけで全てのスタッフに反映されて便利です。

スタッフの勤務時間がバラバラなので、メールの対応中に引継ぎを行うケースもあります。せっかくメールを作成していても、途中で退社時間になった場合、次の担当者が一から作り直していたこともあり無駄が発生していました。

作成途中であっても下書きに保存すれば次の担当者が編集し、途中まで作成したメールを有効活用する事が出来ます。また、メモ機能で引継ぎの伝言やメールの補足を行い、情報共有を図っています。

オペレータは日によって席が替わるため、使用するパソコンも変わります。そのような状況ではメーラーで対応するのは困難です。

ブラウザとインターネット環境があれば、どのパソコンからも同じ管理画面を利用できますのでメール業務を滞りなく行う事が出来ます。

メール対応に不慣れな新人スタッフの場合、上司に内容の確認をし、お客さまへ実際に送信をしますが、その都度メールで確認するのは双方ともに手間も時間もかかります。

一番時間が掛かるメール作成をオペレータが行い、上司は確認、送信だけにすれば、効率的にメール対応を行う事が出来ます。またオペレータ毎に承認の設定が出来ますので、ベテランオペレータは承認なしで直接送信が可能です。

オペレータが増える度にメーラーのインストールや設定を行う必要があります。普段使っていないメーラーだと慣れるまで時間がかかったりと、意外にコストや労力がかかります。

管理者が新規アカウントを１つ発行するだけで良いので、管理が圧倒的に楽になりました。また、直感的で分かりやすい管理画面ですので、操作の説明に時間を取られる事もありません。